Het fysieke Kanban of Scrum bord

het fysieke kanban of scrum bord.pngIs er in een wereld met verregaande automatisering nog wel ruimte voor fysieke Kanban of Scrum borden? Dat is een vraag die ik mij regelmatig stel. Steeds vaker kom ik teams tegen die aan het stoeien zijn met de elektronische planningsomgeving. Of teams die naast hun JIRA bord ook nog een fysiek bord hanteren. Soms dubbel op, soms voor het volgen van items op een ander abstractieniveau. Wat is nou wijsheid als het gaat om het opzetten van een Kanban of Scrum bord: een softwarepakket of een stapel gekleurde sticky notes en enkele vellen brown paper.

Automatisering heeft niet stil gestaan in de wereld van Agile en Lean. Steeds vaker wordt gebruik gemaakt van softwarepakketten voor het ondersteunen van teams in hun Agile processen. Het elektronische Kanban board is daarin waarschijnlijk één van de meest bekende producten. Volgens de State of Agile Development Survey 9th edition gebruikt 79% een task board en 52% een Kanban board voor hun Agile teams. Elektronische borden binnen Agile teams zijn mateloos populair. De meest gebruikte elektronisch pakketten daarvoor zijn naast Excel (68%) en Project (46%): Atlassian JIRA (45%), VersionOne (33%) and Microsoft TFS (24%). Als ik kijk naar mijn eigen praktijk, dan kom ik JIRA en TFS vaker wel dan niet tegen bij de teams.

Elektronische borden

Dus waarom nog terug vallen op brown paper borden en sticky notes? Als je rond vraagt waarom teams met een software pakket werken, dan is de meest gehoorde reden: dit is wat we hier nu eenmaal gebruiken. Maar een reden als ‘omdat we dat nu hier eenmaal gebruiken’ is niet iets wat in een continu verbeterende omgeving overeind zou moeten blijven staan. Want wat als er nu iets beters voorhanden is, zou het dan niet raadzaam zijn om daar mee te experimenteren?

Een andere reden die veel wordt genoemd is het feit dat elektronische borden vanuit waar dan ook toegankelijk zijn, voorop gesteld dat deze inderdaad door de firewalls van het bedrijf heen te benaderen is. In een wereld waarin het ‘nieuwe werken’ de hype inmiddels voorbij is en meer regelmaat dan uitzondering is, kan ik mij voorstellen dat deze reden zeker een trigger is om gebruik te maken van een elektronisch bord. Aan de andere kant zien we binnen het Agile en Lean werken echter dat teams juist steeds meer en meer bij elkaar (willen) zitten, tot grote frustratie van ‘het nieuwe werken’ initiatieven die vooral gedreven worden uit kostenbesparing op werkplekken. Immers, zoals het Agile Manifesto schetst, de meest efficient en effectieve manier om informatie te delen in en met een software ontwikkelingsteam is face-to-face communicatie.

Het linken naar (of bijsluiten van) werkproducten / artifacts is een andere veelgehoorde reden. Commentaar kan eenvoudig worden toegevoegd, de acceptatie criteria worden opgenomen en eventuele documenten snel worden gelinked. Al die informatie past simpelweg niet op een sticky note of een index kaart. Daar valt weinig tegen in te brengen, behalve het feit dat dit misschien ook uitnodigt om té veel informatie op te nemen. Het verstandig omgaan met welke informatie wordt opgenomen op de stories is daarbij van belang, en enige ervaring is nodig om te zien waar de balans tussen teveel en te weinig informatie wordt vast gelegd.

Ook het automatisch berekenen van belangrijke metrics is een voordeel van een geautomatiseerde omgeving. Niet langer hoeven story points te worden geteld of burn down charts te worden aangevuld. Één druk op de knop en een compleet overzicht van de belangrijkste metrics kan worden opgevraagd. Ideaal voor het management die precies de effectiviteit en efficiency van de teams in de gaten kan houden. Waar ook meteen het grootste gevaar in zit, want metrics vereisen vaak een specifieke context. Metrics zijn over het algemeen nog steeds niet gestandaardiseerd, bekijk maar eens de discussie over ‘Velocity’, waar een collega van mij een interessante blog over heeft geschreven. Met een overdaad aan metrics is het weer de vraag waar je als team op aan het sturen bent. Geautomatiseerde metrics kunnen daarom nog wel eens het verkeerde effect teweeg brengen, ga er bewust mee om.

Fysieke borden

Hoewel de elektronische borden absoluut sterke voordelen hebben, missen ze in mijn ogen nog steeds de essentiële aspecten van een krachtig visueel management systeem: groot genoeg om vanuit de werkplek te kunnen zien, eenvoudig genoeg om te begrijpen en simpel genoeg om snel aan te passen. Het starten van een eenvoudig Kanban bord is kinderlijk eenvoudig, een goede referentie vond ik in de blog 7 steps to build a Kanban board for a Scrum team. Een stapel gekleurde sticky notes, wat brown paper en eventueel wat schilderstape en je basisbord is gereed voor gebruik. Makkelijker kan het haast niet.

Een fysiek bord heeft als voordeel dat je het zo groot kunt maken als de ruimte toe laat. Je bent niet langer gebonden aan het formaat van een computerscherm (of als je echt geld hebt geïnvesteerd een televisiescherm). Een bord van het formaat Abri (1.75 meter x 118,5 meter) is vrijwel niet in elektronische variant beschikbaar. De schaarste van ruimte zorgt dat je afwegingen moet maken wat je wel en niet op het bord kunt opnemen. Daarom zie je vaak dat taken onder user stories blijven hangen, anders wordt het elektronische bord zo onoverzichtelijk. Wanneer stories buiten het bereik van het beeldscherm vallen, of taken in de stories zijn opgenomen, is het direct minder zichtbaar wat er allemaal nog te doen is. En daarmee een grote beperking voor de effectiviteit van het visueel management systeem.

Vooropgesteld dat het team een eigen team ruimte heeft, sowieso al een goede Agile practice, is een fysiek bord altijd zichtbaar. Als je opkijkt zie je de huidige staat van het onderhanden werk en worden eventuele bottlenecks snel opgemerkt. De zichtbaarheid moet niet worden onderschat. Het prikkelt, het geeft awareness, het helpt het team het doel te herinneren waaraan zij zich gecommitteerd hebben. Het werkt net als een lijst met herinningen dat je thuis op de gang hebt hangen. Elke dag als je langs loopt denk je weer ‘oh ja, dat moest ik nog doen’.

Wanneer je een dagelijkse stand-up of daily scrum hebt, werkt een fysiek bord beter dan een elektronisch bord ergens op de computers. Vaak zie je dat teams dan een beamer gebruiken om het huidige elektronische bord te projecteren of staan ze om het televisiescherm heen. Even snel een aantekening maken is dan lastig, omdat je dan zit met de beperkingen van de invoermiddelen. Vaak is dit de reden dat teams naast hun elektronische bord ook nog een fysiek bord hebben, het is een stuk comfortabeler om mee te werken wanneer je er met een groep omheen staat.

De beperkingen van het formaat van een sticky note of index kaart zorgt er ook voor dat het visuele management systeem niet wordt misbruikt voor allerlei ideeën of reminders. Wanneer dat wel gebeurd wordt al snel het overzicht verloren, en zie je dat in retrospectives het goed gebruiken van het fysieke bord al snel naar boven komt borrelen. User stories zijn bedoelt om een discussie te starten, niet een samenvatting van een functioneel ontwerp. De beperkingen van het formaat zijn daarom eerder een voordeel dan een nadeel. Als er toch een noodzaak is voor eventueel aanvullende documentatie, sla deze dan op in het versiebeheersysteem en noteer een identifier op de sticky note zelf.

Één van de meest onderschatte effecten van een fysiek bord is de psychologie die gepaard gaat met het verplaatsen van de sticky notes zelf. Het effect van het lopen naar het bord en het verplaatsen van een item naar ‘Done’ is simpelweg niet te vergelijken met het klikken op ‘gereed’ in het elektronische systeem. Als je echt je todo lijst weg wilt werken, print deze dan eens uit en streep met een dikke stift het item door als je deze hebt afgerond. De voldoening in het afronden van een items is vele malen groter dan wanneer je slechts een ‘vinkje’ zet in je elektronische todo-lijst.

Daarbij komt nog dat wanneer je zichtbaar de items over het bord verplaatst, iedereen in het team hier bewust van is. Het is daarom gemakkelijker om een vervolgactie te prikkelen. Zeker wanneer je in je bord gebruik maakt van meerdere kolommen om de afhankelijkheden ten aanzien van een item zichtbaar te maken.

Één van de grootste nadelen van sticky notes is dat deze na verloop van tijd nog wel eens op de grond willen vallen. Tenzij je sticky notes op een verkeerde achtergrond plakt (bijvoorbeeld een ruwe wand) heeft dit vrijwel altijd te maken met de wijze waarop een sticky note van het blok wordt gehaald. Dus wanneer je overtuigt bent van het nut van een fysiek bord, train je team in het juist losmaken van sticky notes. Veel succes met jouw bord!

Advertenties

One thought on “Het fysieke Kanban of Scrum bord

  1. Mooie blog Marco, +1 voor de fysieke borden! Door de flexibiliteit van een fysiek bord is deze ook sneller geschikt(zeker dan sommige electronische borden) en toepasbaar te maken op omgevingen anders dan software development.

    Like

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s